Liebe Geschäftspartner,
wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Dienstleistungen zu verbessern und die Effizienz sowie die Qualität des Rechnungsverarbeitungsprozesses in unserem Medienkonzern zu steigern. Hierzu benötigen wir auch Ihre Unterstützung. Die Qualität Ihrer Rechnung spielt eine zentrale Rolle um den manuellen Aufwand beiderseits zu minimieren. Ein reibungsloser Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungszeit und gewährleistet eine termingerechte Zahlung.
Die vormals notwendige Registrierung mit Angabe Ihrer Absendermailadressen ist nicht mehr erforderlich.
Gerne können wir Ihnen namens und im Auftrag der unter diesem Link (Gesellschaftsliste Stand 23.01.2026) genannten Gesellschaften bestätigen, dass wir – jederzeit widerruflich – dem elektronischen Versand Ihrer Rechnungen unter den nachfolgenden Bedingungen zustimmen:
- Elektronische Rechnungen können vom Leistungserbringer bzw. Lieferanten rechtsverbindlich nur an das E-Mail-Postfach rechnung@invoice.swmh.de gesendet werden. Eine Versendung an E-Mail-Adressen von Mitarbeitern unserer Konzerngesellschaften ist unzulässig und führt dazu, dass Ihre Rechnung nicht angenommen und verarbeitet wird.
- Wir akzeptieren elektronische Rechnungen ENTWEDER als PDF-Datei ODER als eRechnung nach EN 16931, die als unverschlüsselter Anhang zu einer E-Mail übermittelt werden.
- Diese Rechnungen müssen sämtlichen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, insbesondere müssen die Rechnungen alle Angaben gemäß §§ 14, 14a UStG enthalten.
- Anlagen zu der eigentlichen Rechnung sind mit der Rechnung in einer Datei zusammenzuführen. Anlagen bei eRechnungen sind im Standard einzubetten.
- Wenn mehrere Rechnungen als Anhänge in einer E-Mail verschickt werden, müssen die Anlagen zur zugehörigen Rechnungsdatei zusammengeführt sein. Bitte beachten Sie Größenbeschränkungen von Mailpostfächern.
- Sofern Digitale Signaturen in E-Mails und/oder Anhängen verwendet werden, müssen diese ein gültiges Zertifikat haben.
- Passwortgeschützte Dateien können nicht verarbeitet werden.
- Mails an unsere Rechnungspostfach-Mailadresse dürfen nicht in bcc (blindcopy) versendet werden und des Weiteren auch keine bcc-Einträge haben.
- Schriftliche Zusatzinformationen in der E-Mail selbst können nicht berücksichtigt werden.
- Änderungen Ihrer Stammdaten (z.B. neue Adresse, Steuernummer, Bankverbindung) sind uns unverzüglich in einem offiziellen Schreiben mit Briefkopf als PDF-Anhang ebenfalls an unser Mailpostfach rechnung@invoice.swmh.de mitzuteilen. Bitte geben Sie im Betreff „Stammdatenänderung“ an. Bei Änderungen der Bankstammdaten behalten wir uns eine gesonderte Prüfung und Verifizierung vor.
Generell: Bitte beachten Sie, dass wir nur bei Einhaltung dieser oben genannten Voraussetzungen und auch nur bei unversehrtem und (technisch) lesbarem Eingang Ihrer digitalen Rechnungen in dem oben genannten E-Mail-Postfach diese als uns Zugestellte akzeptieren können.
Eingehende Mails OHNE Anhang werden unkommentiert ausgesteuert und gelöscht.
Hinweis: Die Europäische Kommission stellt einen eRechnungs-Validator zur Verfügung. Unter nachfolgendem Link können vorab eRechnungsformate nach EU-Vorschrift geprüft werden:
https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload
Wir hoffen, dass die bereitgestellten Informationen Ihnen bei Ihren täglichen Geschäftsaktivitäten mit uns nützlich sind. Ihre Mithilfe bei der Optimierung der bestehenden Prozesse ist für beide Seiten von Vorteil.
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